UZGODNIENIA O WSPÓŁADMINISTROWANIU DANYMI OSOBOWYMI

zawarte dnia 30.01.2024 r. w Bielsku-Białej (dalej „Uzgodnienia”), pomiędzy:

Anną Kaplitą prowadzącą działalność gospodarczą pod firmą Kancelaria Radcy Prawnego Anna Kaplita, stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej: ul. Juliusza Słowackiego 7/5, 43-300 Bielsko-Biała, NIP: 6521638990, zwaną dalej „AK”,

a

Katarzyną Greń prowadzącą działalność gospodarczą pod firmą Kancelaria Adwokacka Katarzyna Greń, stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej: ul. Juliusza Słowackiego 7/5, 43-300 Bielsko-Biała, NIP 5532502348, zwaną dalej „KG”,

zwanymi łącznie Stronami, a każda z osobna także Stroną.

Preambuła

1. Strony prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą w ramach której świadczą pomoc prawną.
2. Strony prowadzą wspólnie stronę internetową posiadającą funkcjonalności umożliwiające nawiązanie ze Stronami kontaktu za pośrednictwem formularza kontaktowego lub zarezerwowanie terminu konsultacji. Ponadto, na stronie internetowej opublikowane są zdjęcia przedstawiające wizerunek pracowników/współpracowników Stron z imieniem i nazwiskiem, opisem przebiegu ich edukacji oraz doświadczenia zawodowego.
3. Zgodnie z powyższym Strony przetwarzają dane osobowe:

1. osób korzystających ze strony internetowej, 
2. osób nawiązujących kontakt za pośrednictwem formularza kontaktowego, 
3. osób rezerwujących spotkanie za pomocą formularza umożliwiającego wybór terminu konsultacji,
4. pracowników lub współpracowników Stron, których wizerunek utrwalony w postaci fotografii wraz z imieniem, nazwiskiem, stanowiskiem, informacją o przebiegu edukacji oraz kariery zawodowej są opublikowane w materiałach informacyjnych, ofertach, na stronie internetowej Stron.

4. Strony w drodze niniejszych Uzgodnień ustalają cele i sposoby przetwarzania danych osobowych oraz odpowiednie zakresy swojej odpowiedzialności dotyczącej wypełniania obowiązków wynikających z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”), zgodnie z art. 26 RODO.

§ 1.

Definicje

1. Dane osobowe – oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej; możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.
2. Osoby, których dane dotyczą – osoby, których dane osobowe są przetwarzane przez Strony w związku z korzystaniem ze strony internetowej, tj. nawiązujące kontakt za pośrednictwem formularza kontaktowego, rezerwujące spotkanie za pomocą formularza umożliwiającego wybór terminu konsultacji, a także pracownicy lub współpracownicy Stron, których wizerunek utrwalony w postaci fotografii wraz z imieniem, nazwiskiem, stanowiskiem, informacją o przebiegu edukacji oraz kariery zawodowej są opublikowane w materiałach informacyjnych, ofertach, na stronie internetowej Stron.

§ 2.

Cele Uzgodnień

Przedmiotem Uzgodnień jest:

1. wspólne ustalenie celów i sposobów przetwarzania Danych osobowych Osób, których dane dotyczą;
2. ustalenie zakresów odpowiedzialności dotyczącej wypełniania obowiązków wynikających z RODO.

§ 3.

Czynności przetwarzania Danych osobowych

Strony będą przetwarzać Dane osobowe Osób, których dane dotyczą w ramach następujących czynności:

1. nawiązanie  i realizacja kontaktu pośrednictwem drogi tradycyjnej, mailowej, telefonicznej oraz przez formularz kontaktowy zamieszczony na stronie internetowej – Strony będą przetwarzać Dane osobowe w zakresie imienia, nazwiska, adresu poczty elektronicznej, numeru telefonu w celu:

• udzielenia odpowiedzi na zapytania, co stanowi prawnie uzasadniony interes Współadministratorów zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, 
• ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, co stanowi prawnie uzasadniony interes Współadministratorów zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;

2. świadczenie usług rezerwacji spotkań – Strony będą przetwarzać Dane osobowe w zakresie imienia, nazwiska, adresu poczty elektronicznej, numeru telefonu, tematyki spotkania w celu:

1. realizacji usług – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną), 
2. bieżącego kontaktu w sprawie realizacji usług oraz rozpatrywania ewentualnych reklamacji, co stanowi prawnie uzasadniony interes Współadministratorów zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, 
3. ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń, co stanowi prawnie uzasadniony interes Współadministratorów zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;

3. stosowanie cookies – Strony będą przetwarzać Dane osobowe w zakresie identyfikatorów internetowych (np. ID z cookies, adres IP) oraz informacji o  aktywności na stronie internetowej:

• w celu umożliwienia prawidłowego korzystania ze strony internetowej, tj. w celu realizacji usługi – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (w przypadku niezbędnych cookies lub podobnych technologii),
• dla celów analitycznych, marketingowych i innych (odpowiednio do funkcji danych cookies), w zależności od tego, na które cookies lub podobne technologie została udzielona zgoda wynikająca z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO (w przypadku cookies i podobnych technologii innych niż niezbędne);

4. przesyłanie wniosków dotyczących realizacji praw wynikających z RODO – Strony będą przetwarzać Dane osobowe w zakresie imienia, nazwiska, adresu poczty elektronicznej, numer telefonu oraz inne dane podane przez osobę, która przesyła wniosek o realizację praw na podstawie RODO:

• na potrzeby prowadzenia kontaktu i korespondencji w sprawie przesłanego wniosku dotyczącego realizacji praw na podstawie RODO (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO), gdyż przetwarzanie Danych osobowych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Stronach na mocy art. 12 ust. 1-3 RODO,
• w celu archiwizacji korespondencji prowadzonej w sprawie obsługi przesłanego wniosku dotyczącego realizacji praw na podstawie RODO, do celów dowodowych i wykazania, że w terminie ustosunkowaliśmy się do przesłanego wniosku, co stanowi prawnie uzasadniony interes Współadministratorów (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);

5. publikowanie wizerunku utrwalonego w postaci fotografii wraz z imieniem, nazwiskiem, stanowiskiem, informacją o przebiegu edukacji oraz kariery zawodowej pracowników lub współpracowników Stron, w celu informowania o prowadzonej przez Strony działalności, w tym prezentacji zespołu osób współpracujących ze Stronami w materiałach informacyjnych, ofertach, na stronie internetowej Stron, na podstawie dobrowolnej zgody osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO).

§ 4.

Realizacja praw Osób, których dane dotyczą

W celu umożliwienia Osobom, których dane dotyczą realizacji swoich praw przyznanych przepisami RODO,  możliwe jest nawiązanie kontaktu ze Stronami poprzez:

1. wysłanie maila na adres: biuro@kancelariakg.com;
2. zgłoszenie listowne przesłane na adres Stron: ul. Juliusza Słowackiego 7/5, 43-300 Bielsko-Biała.

§ 5.

Odpowiedzialność Stron za realizację obowiązków wynikających z RODO oraz czynności związanych z przetwarzaniem Danych osobowych

1. AK jest odpowiedzialna za:

1. ustalenie sposobu gromadzenia Danych osobowych zgodnie z zasadą celowości, minimalizacji i prawidłowości danych oraz ustalenie okresów przechowywania danych,
2. pozyskanie od Osób, których dane dotyczą zgód na przetwarzanie Danych osobowych,
3. zgodność z RODO treści komunikatów i informacji dotyczących przetwarzania Danych osobowych Osób, których dane dotyczą,
4. prawidłowe działanie systemów informatycznych, w których przetwarzane są Dane osobowe Osób, których dane dotyczą,
5. kontaktowanie się z Osobami, których dane dotyczą w szczególności w celu, w którym Osoby, których dane dotyczą wyraziły zgodę na przetwarzanie danych,
6. usuwanie lub anonimizację danych Osób, których dane dotyczą.

2. KG jest odpowiedzialna za:

1. przyjmowanie i obsługę zgłoszeń/żądań/zapytań od Osób, których dane dotyczą, w ramach realizacji ich praw przyznanych przepisami RODO,
2. zgłaszanie naruszeń ochrony Danych osobowych w rozumieniu art. 33 RODO oraz zawiadamianie Osób, których dane dotyczą o naruszeniu, jeśli zajdzie taka konieczność stosownie do art. 34 RODO,
3. weryfikację podmiotów przetwarzających w zakresie przestrzegania przez nich przepisów RODO oraz zawarcie umów powierzenia z podmiotami przetwarzającymi, którym powierzane są dane Osób, których dane dotyczą,
4. realizację obowiązku uwzględnienia ochrony danych w fazie projektowania, w przypadku gdy proces pozyskiwania danych Osób, których dane dotyczą zostanie zmodyfikowany oraz stosowania domyślnej ochrony danych,
5. wykonanie oceny skutków dla operacji zbierania i wykorzystywania danych Osób, których dane dotyczą, jak również przeprowadzenie uprzednich konsultacji z organem nadzorczym.

3. Każda ze Stron z osobna jest odpowiedzialna za:

1. wzajemne, niezwłoczne powiadamianie się o naruszeniach, które mogą skutkować koniecznością dokonania zgłoszenia organowi nadzorczemu,
2. realizację obowiązku powiadomienia odbiorców Danych osobowych Osób, których dane dotyczą o sprostowaniu lub usunięciu danych lub ograniczeniu przetwarzania zgłoszonego przez Osoby, których dane dotyczą,
3. wdrożenie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych do zapewnienia bezpieczeństwa danych oraz w razie potrzeby wykonywania przeglądów i aktualizacji tych środków,
4. upoważnienie do przetwarzania danych osób, które dopuszczone zostaną do przetwarzania Danych osobowych Osób, których dane dotyczą, a także zobowiązanie ww. osób do zachowania w tajemnicy Danych osobowych, do których posiadają dostęp.

§ 6.

Odszkodowania i kary administracyjne

1. W przypadku, gdy Osoby, których dane dotyczą poniosą szkodę majątkową lub niemajątkową w wyniku naruszenia przepisów RODO przez Strony, ponoszą one odpowiedzialność solidarną za całą szkodę.
2. W przypadku, gdy jedna ze Stron zapłaci odszkodowanie za całą wyrządzoną szkodę, ma ona prawo żądania od drugiej Strony lub podmiotów przetwarzających, którzy uczestniczyli w tym samym przetwarzaniu, zwrotu części odszkodowania odpowiadającej części szkody, za którą ponoszą odpowiedzialność.
3. W przypadku, gdy jedna ze Stron naruszy przepisy RODO, inne powszechnie obowiązujące przepisy lub postanowienia Umowy, w następstwie czego w stosunku do obu Stron lub drugiej Strony zostanie wydane jakiekolwiek orzeczenie, w którym organ nadzorczy skorzysta z któregokolwiek uprawnienia naprawczego wskazanego w art. 58 ust. 2 RODO, Strona ta pokryje drugiej Stronie poniesione z tego tytułu koszty.

§ 7.

Postanowienia końcowe

1. Uzgodnienia wchodzą w życie z dniem ich podpisania przez Strony.
2. W sprawach nieuregulowanych Uzgodnieniami zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa.
3. Wszelkie zmiany lub uzupełnienia Uzgodnień wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, chyba że Uzgodnienia stanowią inaczej.
4. Uzgodnienia sporządzono w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.